Una cobertura de vídeo y fotos en una feria sirve para una cosa: que los tres días de stand no se acaben cuando desmontas. Fotos editadas para prensa y redes, un vídeo resumen y una entrevista a quien manda. Con eso enseñas tu participación mientras dura la feria y la usas para vender la siguiente. Os contamos cómo lo hacemos en MediaPS, desde Valencia, con dos formatos distintos según lo que necesita cada expositor.
¿Qué falla cuando un expositor se graba a sí mismo?
Lo hemos visto en todas las ferias: alguien del equipo va grabando cosas con el móvil entre reunión y reunión. Un plano del stand, un vídeo movido del producto, una foto con el cliente importante a contraluz. La intención es buena. El resultado no llega nunca a nada coherente que se pueda enseñar.
El problema no es el móvil. Es que la persona que graba tiene otro trabajo ese día: vender. Cada vez que saca el teléfono deja de atender a alguien, y cada vez que atiende a alguien deja de grabar. Al final de la feria hay cuarenta clips sin orden, ninguna foto que sirva para prensa, y la sensación de que «el año que viene lo hacemos bien».
La luz de un pabellón tampoco ayuda: mezcla de fluorescentes, focos del stand de al lado y el reflejo del suelo. Con un móvil y sin tiempo, eso sale como sale.
Caso real: varias ediciones de Fruit Attraction con un cliente institucional
Un cliente institucional lleva varias ediciones de Fruit Attraction contando con nosotros. Lo que necesita es distinto de lo que necesita una empresa: tiene prensa, protocolo y autoridades de visita.
Lo que reciben es esto. Fotos listas para enviar a prensa y subir a redes durante la propia jornada. Un vídeo resumen del día para publicar ese mismo día. El resto del material, prácticamente al día siguiente. Y a nosotros disponibles en el stand: «hazme una foto con el consejero», «viene una delegación, graba el saludo», «el productor de quesos quiere una foto con el producto». Esa disponibilidad es lo que convierte una cobertura en una cobertura completa: no se trata de grabar mucho, sino de estar cuando pasa lo que importa.
No vamos a contar aquí cómo se organiza para que el vídeo salga el mismo día. Eso es el trabajo. Lo que os interesa es que sale.
¿Y si mi empresa no necesita tanto?
La mayoría de expositores no necesitan una cobertura de día completo. Para ellos tenemos un formato más reducido, pensado para que sea suficiente y muy económico.
Funciona así: pactamos una hora. A esa hora el equipo está listo y el stand presentable. Fotografiamos el stand, grabamos a los comerciales en reuniones reales y hacemos una entrevista corta a gerencia o a dirección comercial. Con eso montamos un vídeo de su participación y entregamos las fotos editadas, de calidad para web y prensa, en 48 horas.
Lo bueno de este formato es que no molesta. Una hora acordada, y el resto de la feria el equipo se olvida de la cámara y se dedica a lo suyo.
¿Para qué sirven las fotos y el vídeo de una feria?
Para dos cosas, y la segunda es la que casi nadie planifica.
La primera, la obvia: enseñar que has estado. Redes, nota de prensa, newsletter a clientes, el «gracias por visitarnos» con imagen decente.
La segunda: vender la siguiente feria. Cuando tu empresa decide si va a Maderalia o a Fruit Attraction el año que viene, o cuando negocia con la organización el tamaño del stand, unas fotos buenas de tu participación anterior valen más que cualquier presentación. Y si buscas distribuidores en otro país, un vídeo de tu stand con gente real en reuniones dice «esta empresa existe y se mueve» mejor que ninguna web.
Por eso las fotos van editadas y trabajadas, no en bruto. Son material de marketing, no un recuerdo.
¿Quién contrata esto y qué le preocupa?
Casi siempre dirección de marketing. Y lo que le preocupa es lo mismo en todas las ferias: que le molesten durante la feria, que el material llegue tarde para redes, y que salga algo que luego no pueda usar.
Las tres cosas se resuelven igual: acordando antes qué se graba, a qué hora y para qué. El resto es oficio.
¿Cómo se contrata una cobertura de feria?
Depende de cuándo nos avises. Si sabemos con tiempo que vamos a estar en una feria, planteamos una campaña para los expositores de esa feria, con condiciones pensadas para ese pabellón y esos días. Si no, trabajamos a demanda: nos cuentas la feria, el stand y lo que necesitas, y te pasamos una propuesta.
Este año, por ejemplo, estaremos en Maderalia, en Feria Valencia. Si expones allí, ya sabes.
Y si tu feria es otra, escríbenos con las fechas. Cuanto antes, mejor: las horas buenas del stand se reservan pronto.
Preguntas frecuentes sobre vídeo y fotos en ferias
¿Qué incluye una cobertura audiovisual de feria?
Depende del formato. La cobertura completa incluye fotos para prensa y redes durante la jornada, un vídeo resumen el mismo día, el resto del material al día siguiente y disponibilidad en el stand para visitas y autoridades. El formato reducido incluye fotos editadas del stand, vídeo de los comerciales en reuniones y una entrevista a gerencia o dirección comercial.
¿Cuánto tiempo hay que dedicar a la grabación en el stand?
En el formato reducido, una hora pactada de antemano. El equipo está listo a esa hora y el resto de la feria se dedica a vender sin cámara.
¿Cuándo se recibe el material de una feria?
En la cobertura completa, fotos durante la jornada y vídeo resumen el mismo día. En el formato reducido, fotos y vídeo editados en 48 horas.
¿Se puede grabar en cualquier feria de España?
Sí. MediaPS cubre ferias en Valencia (Feria Valencia), Madrid (IFEMA) y otros recintos. Si la feria se conoce con antelación, se plantea una campaña para expositores; si no, se trabaja a demanda.
¿Las fotos de feria sirven para prensa?
Sí, si están editadas y tienen la calidad necesaria. Las fotos que entregamos van trabajadas para nota de prensa, redes, newsletter y para el dossier de la siguiente feria.